TƯ VẤN – ĐÀO TẠO HỆ THỐNG QUẢN LÝ ISO 45001:2018

Đối với các tổ chức lần đầu tiếp cận với ISO 45001, việc áp dụng ISO 45001 như thế nào còn tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của các doanh nghiệp về các hệ thống quản lý ISO. ISO 45001 sử dụng Phụ lục SL, do đó sử dụng chung cấu trúc cấp cao (HLS), các văn bản, thuật ngữ, định nghĩa với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO khác được sửa đổi gần đây như ISO 9001: 2015 (quản lý chất lượng) và ISO 14001: 2015 (quản lý môi trường). Nếu doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống quản lý này, thì ISO 45001 cũng tương tự và tổ chức bạn chỉ cần thực hiện và khắc phục “các lỗ sai hỏng” trong hệ thống.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chưa hiểu biết gì về ISO 45001, thì mọi thứ có thể sẽ phức tạp hơn một chút. Tiêu chuẩn này không dễ hiểu khi bạn chỉ đọc nó như là đọc một cuốn sách bình thường. Quan trọng ở đây là bạn cần phải nhận ra tất cả các điểm kết nối giữa các điều khoản cụ thể.

• Tiếp cận theo quá trình.

Trong DN, mọi hoạt động, hay tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.

Để hoạt động có hiệu quả, DN phải xác định và quản lý nhiều quá trình có liên quan và tương tác lẫn nhau. Thông thường, đầu ra của một quá trình sẽ trực tiếp tạo thành đầu vào của quá trình tiếp theo. Việc xác định một cách hệ thống và quản lý các quá trình được triển khai trong DN, và đặc biệt quản lý sự tương tác giữa các quá trình đó được gọi là cách tiếp cận theo quá trình. Tiếp cận theo quá trình xem xét tính liên tục và sự tương tác cả đầu vào cũng như đầu ra của các quá trình. Qua đó giúp DN xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho kết quả mong muốn một cách tối ưu nhất, tăng khả năng nhận biết và tiến hành các hoạt động cải tiến để tăng hiệu lực và hiệu quả của quá trình.

• Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Nội dung của chu trình PDCA bao gồm:

Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Action: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

Chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không ngừng. Trên thực tế chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 45001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 45001.

Hệ thống quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp

• Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng là tiêu chuẩn giúp các tổ chức cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh cho người lao động, ngăn ngừa tử vong, thương tích liên quan đến nghề nghiệp cũng như liên tục cải thiện sức khoẻ cho người lao động. Tiêu chuẩn này vừa đạt đến giai đoạn Bản thảo cuối cùng (FDIS), tức các bên quan tâm có thể một lần nữa gửi phản hồi về dự thảo trước khi dự kiến công bố chính thức vào tháng 3 năm 2018.
• Theo ước tính mới nhất của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), mỗi ngày có hơn 6300 người thiệt mạng vì các hoạt động liên quan đến công việc (hơn 2,3 triệu người một năm) và hơn 300 triệu vụ tai nạn xảy ra hàng năm. Đây là 1 gánh nặng đáng kể cho người sử dụng lao động và người lao động, dẫn đến một loạt các vấn đề nảy sinh: nghỉ hưu trước thời hạn, gia tăng phí bảo hiểm, gây áp lực nặng nề cho nền kinh tế…
• Trong tương lai, ISO 45001 được kỳ vọng sẽ làm giảm bớt áp lực này và được nhân rộng ở tất cả các nơi trên thế giới trong mọi lĩnh vực. Đây sẽ là 1 bước tiến trong việc cải thiện sức khoẻ và an toàn của nhân viên, giảm rủi ro trong môi trường làm việc và tạo điều kiện làm việc an toàn hơn.
• ISO 45001 là sự tiếp nối của các hệ thống quản lý khác của ISO như ISO 14001 (về môi trường) và ISO 9001 (về chất lượng). Tiêu chuẩn này cũng tham khảo các yêu cầu của các tiêu chuẩn khác bao gồm OHSAS 18001, Hướng dẫn của ILO-OSH, các tiêu chuẩn quốc gia khác nhau, các tiêu chuẩn và công ước quốc tế của ILO về lao động.

LỢI ÍCH CỦA ISO 45001:2018

1. ISO 45001 và OHSAS 18001 đều là những hệ thống tiêu chuẩn về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. ISO 45001 được xây dựng bởi Ủy ban Dự án ISO, dựa trên các thuật ngữ, định nghĩa cấu trúc, văn bản, các tiêu chuẩn phổ biến chung và định nghĩa của ISO 9001, và ISO 14001 nên việc áp dụng ISO 45001 dễ dàng tương thích với ISO 9001 và ISO 14001.
2. Các thay đổi này giúp ISO 45001 trở nên linh hoạt hơn mà OHSAS 18001 không hề tạo ra. ISO 45001 chủ yếu hoạt động theo quá trình, còn OHSAS 18001 chủ yếu thực hiện trên quy trình. ISO 45001 còn cho phép xem xét nguy cơ, rủi ro và cơ hội trong khi OHSAS 18001 chỉ tập trung vào rủi ro. Bên cạnh đó, ISO 45001 đòi hỏi sự kết hợp các khía cạnh về sức khoẻ và an toàn trong hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp, do đó lãnh đạo cao nhất có vai trò mạnh mẽ hơn đối với vấn đề này mà OHSAS 18001 lại giao phó hoàn toàn việc giám sát an toàn cho người quản lý an toàn. Tóm lại, ISO 45001 là một sự thay thế hoàn hảo cho tiên thần của nó.
3. Đối với hoạt động cung ứng, bán hàng: Chứng nhận ISO 45001 giúp củng cố lòng tin của khách hàng đối với Doanh Nghiệp, đáp ứng yêu cầu của thị trường và khách hàng. Đối với DN CNHT, áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 là yêu cầu cụ thể của khách hàng và cũng là điều kiện để vượt qua rào cản kỹ thuật khi tham gia vào mạng lưới cung ứng toàn cầu.

Ngoài ra, ISO 45001:2015 còn là cơ sở để tích hợp các tiêu chuẩn quản lý tiên tiến khác như ISO 14001:2015, ISO 9001, ISO 50001, ISO 22000, HACCP, … Hiện nay, ISO 45001:2015 là giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực của hệ thống quản lý cho các tổ chức và Doanh nghiệp.

CÁCH THỨC ÁP DỤNG ISO 45001:2018

Bước 1: Chuẩn bị

• Hiểu về ISO 45001:2018: DN cần nghiên cứu kỹ về ISO 45001:2018 và khả năng áp dụng vào DN mình. Chú ý rằng hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng cho toàn bộ hoạt động hoặc chỉ sử dụng cho một số hoạt động đặc thù tại DN.
• Thành lập Ban chỉ đạo ISO: Nhằm đảm bảo việc áp dụng được hiệu quả và thông suốt, DN cần thành lập một Ban chỉ đạo ISO (hoặc nhóm thực hiện đối với các DN quy mô nhỏ). Ban chỉ đạo gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 45001:2018. Đại diện lãnh đạo phải là người có quyền ra quyết định và huy động những nguồn lực khi cần thiết. Phân rõ trách nhiệm của các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO.
• Đánh giá bối cảnh của DN và mong đợi của các bên liên quan: Nghiên cứu, xác định bối cảnh của tổ chức, nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, phạm vi của hệ thống quản lý và đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Việc đánh giá cần người có kiến thức về ISO 45001:2018 thực hiện. Xác định các công việc cần thực hiện để xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018.
• Lên kế hoạch: DN phải lập ra một kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực hiện việc xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001:2018.
• Đào tạo: Bao gồm đào tạo nhận thức chung về ISO 45001:2018 cho người lao động và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản cho những cá nhân thực hiện chức vụ quản lý trong DN về ISO 45001:2018.

Bước 2: Lập hệ thống văn bản

• Xác định các hồ sơ, tài liệu cần thiết: Căn cứ trên thực trạng của doanh nghiệp và yêu cầu của ISO 45001:2018 về việc duy trì, lưu giữ “thông tin dạng văn bản”, DN xác định các hồ sơ, tài liệu, quy trình phải xây dựng mới hoặc sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu; thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống.
• Xây dựng hệ thống văn bản của hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng chính sách, mục tiêu chất lượng; và các quy trình cần thiết kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện.

Bước 3: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018.

• Phổ biến, hướng dẫn áp dụng: DN cần phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy trình, tài liệu, những thay đổi cần thực hiện để áp dụng ISO 45001:2018 cho tất cả các nhân viên. Ban hành và áp dụng hệ thống quản lý vào thực tế: Chính thức áp dụng ISO 45001:2018 vào thực tế sản xuất. Ban chỉ đạo ISO cần giám sát việc áp dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả trong hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả.

Bước 4: Đánh giá nội bộ

• Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ: DN tiến hành đào tạo các nhân sự phụ trách đánh giá việc thực hiện ISO 45001:2018  tại chính DN mình (đánh giá nội bộ).
• Đánh giá nội bộ các lần: Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp. Đánh giá nội bộ cần được duy trì thường xuyên để đảm bảo DN luôn tuân theo các yêu cầu mà tiêu chuẩn đưa ra.
• Thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa sau mỗi lần đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.

Bước 5: Tiến hành đánh giá chứng nhận

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận là tổ chức thực hiện việc đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 45001:2018 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
• Đánh giá trước chứng nhận: Thực hiện đánh giá trước chứng nhận nếu DN có nhu cầu. Có thể được tiến hành bởi chính nội bộ DN hoặc một tổ chức bên ngoài.
• Tiến hành đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá: Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của DN. Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.

Bước 6: Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận

• Chứng chỉ ISO 45001:2018 có hiệu lực trong 3 năm (tối đa là 4 năm). Trong thời gian này tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý  tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001:2018 và luôn có hiệu lực. Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, DN sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại cũng có hiệu lực trong 3 năm.