Tư vấn iso | ISO 9001:2015 | Quản lý chất lượng

TỔNG QUAN VỀ ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý được quốc tế công nhận cho việc quản lý tại các tổ chức doanh nghiệp. Đây là tiêu chuẩn hệ thống quản lý phổ biến nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000, là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành vào năm 1987. ISO 9001 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) và được sử dụng để xây đựng, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng trong các tổ chức, doanh nghiệp. ISO 9001 có thể áp dụng trong mọi tổ chức, DN, không phân biệt phạm vi, quy mô, loại hình các sản phẩm, dịch vụ cung cấp.

Phiên bản ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 được soát xét vào các năm 1994, 2000, 2008 và 2015. Phiên bản ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất, phiên bản nâng cấp của ISO 9001:2008, được ban hành chính thức vào ngày 15/09/2015. Với những bước đột phá trong nghiên cứu của tổ chức ISO, ISO 9001:2015 đã mang đến những sự khác biệt về cấu trúc quản lý, nội dụng và đặc biệt là tư duy mới “Tư duy về rủi ro”. Điều này đã mang tới cho nhiều, tổ chức doanh nghiệp kết quả thành công trong công tác quản lý, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, điều mà ISO 9001:2008 chưa hướng tới một cách rõ ràng.

Xem thêm về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại đây.

Tài liệu tham khảo từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – xem thêm tại đây.

TẠI SAO PHẢI ÁP DỤNG ISO 9001:2015

Việc chứng nhận ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Việt Nam cũng như trên thế giới. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa nhận thức được sự cần thiết và hữu ích của việc đánh giá, chứng nhận ISO 9001:2015. Khi được yêu cầu phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, họ thường hỏi rằng “tại sao chúng tôi lại phải làm tiêu chuẩn ISO 9001?”. Đó là một câu hỏi hay. ISO 9001:2015 là phiên bản nâng cấp của ISO 9001:2008. Với nhiều cải tiến vượt trội, sau đây là những lý do mà chúng ta cần phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

• Nắm bắt yêu cầu của khách hàng

Lợi ích dễ nhận thấy nhất của chứng chỉ ISO 9001: 2015 là việc có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhiều khách hàng yêu cầu các sản phẩm và dịch vụ có thương hiệu và chất lượng cao nhất. Thông qua các quy trình theo tiêu chuẩn, ISO 9001: 2015 giúp đảm bảo yêu cầu của khách hàng về mặt chất lượng sản phẩm. Bằng cách liên tục cải thiện chất lượng sản phẩm và quy trình, doanh nghiệp có thể làm tốt hơn mong đợi của khách hàng – có nghĩa là tăng khả năng khách hàng trở lại những lần tiếp theo trong tương lai.

• Tăng doanh thu từ những khách hàng mới

Một khi doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001, có thể quảng cáo về chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của bạn và đáp ứng các yêu cầu trích dẫn (RFQ) từ các công ty chứng nhận ISO 9001 là “không thể thiếu”. Chứng nhận ISO 9001 có thể mở ra nhiều thị trường mới.

• Cải thiện chất lượng tổ chức và dịch vụ

ISO 9001:2015 là một hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy, khi áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp có thể mong đợi sự gia tăng trong chất lượng của mỗi sản phẩm và toàn bộ quá trình tổ chức. Điều này bao gồm hệ thống quản lý an toàn, quy trình đào tạo và cả bảng phân công nhân viên.

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Chất lượng có nghĩa là bất cứ thứ gì bạn sản xuất sẽ như là khách hàng mong đợi. Doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng không chỉ các yêu cầu đã nêu – mà còn phải đáp ứng nhiều yêu cầu ngụ ý của họ. Chất lượng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ ít sự phàn nàn hơn và làm tốt hơn các công việc.

• Tạo nên văn hóa kinh doanh chuyên nghiệp

ISO 9001:2015 có thể thúc đẩy và trao quyền cho nhân viên. Một hệ thống quản lý chất lượng thiết thực cung cấp cho nhân viên tất cả mọi thứ họ cần để thực hiện tốt: nhiệm vụ mục tiêu rõ ràng, các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch, và nhanh chóng có phản hồi đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Một hệ thống quản lý chất lượng thiết thực tại doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển vững vàng.

• Cải thiện hiệu quả, giảm sự lãng phí và tiết kiệm tiền

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là không hoàn hảo bởi thực chất không có quá trình nào và không ai là hoàn hảo. (Tại sao tiêu chuẩn lại dành một điều khoản để “cải tiến liên tục”?) Một hệ thống quản lý chất lượng tốt sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp tiếp cận hiệu quả hơn. Khi quy trình của bạn cải thiện, trở nên nhất quán hơn, và doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu với tính chính xác cao hơn, bạn sẽ thấy các kết quả hữu hình. Đồng nghĩa với việc sự lãng phí trong quy trình sẽ giảm đi.

Sự lãng phí là tiền sẽ mất đi mãi mãi. Chất lượng kém và không hiệu quả chính là nguyên nhân dẫn đến sự lãng phí. Kết quả không hiệu quả xuất phát từ sự biến đổi và các quá trình không nhất quán. Giảm sự thay đổi, cải tiến sự nhất quán, và doanh nghiệp sẽ hạn chế sự lãng phí.

TƯ VẤN – ĐÀO TẠO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2015

Tại sao ISO 9001:2015 lại được áp dụng rộng rãi trên thế giới hiện nay? Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không giới hạn phạm vi, quy mô, tuổi đời DN, loại hình các sản phẩm, dịch vụ. Các tiêu chuẩn của ISO 9001:2015 được đưa ra để xây dựng hệ thống quản lý tốt hơn, hoạt động một cách khoa học nhằm ngăn ngừa rủi ro, sai sót trong công tác quản lý, rút ngắn được thời gian trong quá trình hoạt động, giảm thiểu chi phí phát sinh giúp cho các tổ chức, DN hoạt động ổn định và phát triển. So với phiên bản ISO 9001:2008, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi tổ chức phải áp dụng cách tiếp cận theo quá trình khi tiến hành lập kế hoạch, thực hiện và phát triển hệ thống quản lý chất lượng (phiên bản ISO 9001:2008 chỉ khuyến khích, xúc tiến tiếp cận quá trình). Cách tiếp cận này, kết hợp với tư duy dựa trên rủi ro và sử dụng chu trình PDCA ở tất cả các cấp cho phép DN kiểm soát hiệu quả các mối quan hệ tương quan và phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình trong hệ thống, tận dụng cơ hội và ngăn ngừa các ảnh hưởng tiêu cực.

• Tiếp cận theo quá trình.

Trong DN, mọi hoạt động, hay tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.

Để hoạt động có hiệu quả, DN phải xác định và quản lý nhiều quá trình có liên quan và tương tác lẫn nhau. Thông thường, đầu ra của một quá trình sẽ trực tiếp tạo thành đầu vào của quá trình tiếp theo. Việc xác định một cách hệ thống và quản lý các quá trình được triển khai trong DN, và đặc biệt quản lý sự tương tác giữa các quá trình đó được gọi là cách tiếp cận theo quá trình. Tiếp cận theo quá trình xem xét tính liên tục và sự tương tác cả đầu vào cũng như đầu ra của các quá trình. Qua đó giúp DN xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho kết quả mong muốn một cách tối ưu nhất, tăng khả năng nhận biết và tiến hành các hoạt động cải tiến để tăng hiệu lực và hiệu quả của quá trình.

• Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Nội dung của chu trình PDCA bao gồm:

• Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
• Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
• Action: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

Chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không ngừng. Trên thực tế chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

• Tư duy về rủi ro

♦ ISO 9001:2015 định nghĩa rủi ro là ảnh hưởng của sự không chắc chắn về một kết quả mong đợi, và bất kỳ sự không chắc chắn nào cũng có thể có những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực. Nếu tích cực, kết quả phát sinh từ một rủi ro có thể cung cấp một cơ hội, nhưng không phải tất cả ảnh hưởng tích cực của rủi ro đều cho cơ hội.

♦ Khái niệm tư duy dựa trên rủi ro đã được ngầm định trong các phiên bản trước đó của ISO 9001 như thực hiện các hành động phòng ngừa để loại bỏ sự không phù hợp tiềm ẩn, phân tích bất kỳ sự không phù hợp đã xảy ra và hành động để ngăn ngừa sự tái diễn.

♦ Tư duy dựa trên rủi ro ở ISO 9001:2015 cho phép tổ chức xác định các yếu tố có thể gây sai lệch trong các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng so với kết quả mong đợi, đưa ra các hành động kiểm soát – phòng ngừa các rủi ro nhỏ nhất và tận dụng tối đa các cơ hội khi chúng phát sinh. Đây cũng là cơ sở để tăng tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

♦ Chính sự khác biệt trên mà hầu hết các tổ chức, DN ngày nay khi muốn cải tổ đều lựa chọn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Qua đó làm nền tảng để có thể áp dụng các hệ thống tiên tiến khác như: TQM, Lean Manufacturing, 6 Sigma…

LỢI ÍCH CỦA ISO 9001:2015

Đối với hoạt động sản xuất của DN: ISO 9001 giúp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tinh gọn, chặt chẽ, vận hành hiệu quả; Cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc trên cơ sở tận dụng tối đa mọi nguồn lực; Hạn chế sai sót, đưa ra cách xử lý, biện pháp khắc phục kịp thời; Cải tiến chất lượng công việc thông qua các công cụ kiểm soát trong hệ thống quản lý chất lượng.

Đối với DN CNHT, và DN chế tạo nói chung, ISO 9001 giúp kiểm soát và ổn định chất lượng sản phẩm, hạn chế lỗi hỏng và giảm tối đa lãng phí trong sản xuất; tăng sản lượng từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của DN.

Đối với hoạt động cung ứng, bán hàng: Chứng nhận ISO 9001 giúp củng cố lòng tin của khách hàng đối với DN, đáp ứng yêu cầu của thị trường và khách hàng. Đối với DN CNHT, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 là yêu cầu cụ thể của khách hàng và cũng là điều kiện để vượt qua rào cản kỹ thuật khi tham gia vào mạng lưới cung ứng toàn cầu.

Ngoài ra, ISO 9001:2015 còn là cơ sở để tích hợp các tiêu chuẩn quản lý tiên tiến khác như ISO 14001:2015, ISO 45001, ISO 50001, ISO 22000, HACCP, … Hiện nay, ISO 9001:2015 là giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực của hệ thống quản lý cho các tổ chức, Doanh nghiệp.

CÁCH THỨC ÁP DỤNG ISO 9001:2015

Bước 1: Chuẩn bị

• Hiểu về ISO 9001:2015: DN cần nghiên cứu kỹ về ISO 9001:2015 và khả năng áp dụng vào DN mình. Chú ý rằng hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng cho toàn bộ hoạt động hoặc chỉ sử dụng cho một số hoạt động đặc thù tại DN.
• Thành lập Ban chỉ đạo ISO: Nhằm đảm bảo việc áp dụng được hiệu quả và thông suốt, DN cần thành lập một Ban chỉ đạo ISO (hoặc nhóm thực hiện đối với các DN quy mô nhỏ). Ban chỉ đạo gồm đại diện lãnh đạo và các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001:2015. Đại diện lãnh đạo phải là người có quyền ra quyết định và huy động những nguồn lực khi cần thiết. Phân rõ trách nhiệm của các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO.
• Đánh giá bối cảnh của DN và mong đợi của các bên liên quan: Nghiên cứu, xác định bối cảnh của tổ chức, nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng và đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Việc đánh giá cần người có kiến thức về ISO 9001:2015 thực hiện. Xác định các công việc cần thực hiện để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Lên kế hoạch: DN phải lập ra một kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực hiện việc xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Đào tạo: Bao gồm đào tạo nhận thức chung về ISO 9001:2015 cho người lao động và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản cho những cá nhân thực hiện chức vụ quản lý trong DN về ISO 9001:2015.

Bước 2: Lập hệ thống văn bản chất lượng

• Xác định các hồ sơ, tài liệu cần thiết: Căn cứ trên thực trạng của doanh nghiệp và yêu cầu của ISO 9001:2015 về việc duy trì, lưu giữ “thông tin dạng văn bản”, DN xác định các hồ sơ, tài liệu, quy trình phải xây dựng mới hoặc sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu; thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống.
• Xây dựng hệ thống văn bản của hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng chính sách, mục tiêu chất lượng; và các quy trình cần thiết kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện.

Bước 3: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Phổ biến, hướng dẫn áp dụng: DN cần phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy trình, tài liệu, những thay đổi cần thực hiện để áp dụng ISO 9001:2015 cho tất cả các nhân viên. Ban hành và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào thực tế: Chính thức áp dụng ISO 9001:2015 vào thực tế sản xuất. Ban chỉ đạo ISO cần giám sát việc áp dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả trong hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả.

Bước 4: Đánh giá nội bộ

• Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ: DN tiến hành đào tạo các nhân sự phụ trách đánh giá việc thực hiện ISO 9001:2015 tại chính DN mình (đánh giá nội bộ).
• Đánh giá nội bộ các lần: Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp. Đánh giá nội bộ cần được duy trì thường xuyên để đảm bảo DN luôn tuân theo các yêu cầu mà tiêu chuẩn đưa ra.
• Thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa sau mỗi lần đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.

Bước 5: Tiến hành đánh giá chứng nhận

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận là tổ chức thực hiện việc đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9001:2015 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
• Đánh giá trước chứng nhận: Thực hiện đánh giá trước chứng nhận nếu DN có nhu cầu. Có thể được tiến hành bởi chính nội bộ DN hoặc một tổ chức bên ngoài.
• Tiến hành đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá: Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của DN. Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.

Bước 6: Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận

• Chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong 3 năm (tối đa là 4 năm). Trong thời gian này tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và luôn có hiệu lực. Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, DN sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại cũng có hiệu lực trong 3 năm.